24 грудня своє професійне свято відзначають працівники Архівного відділу Кропивницької міської ради. Саме цього дня 1993 року був прийнятий Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», а 13 грудня 2001 року прийняли зміни до  Закону і він був викладений у наступній редакції «Закон України «Про Національний архівний фонд та  архівні установи».

Національний архівний фонд (НАФ) України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

Документи Національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України або згідно з міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.

Національний архівний фонд формується у порядку,  встановленому цим  Законом, з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх  форм власності, а також архівних документів громадян  і їх об’єднань.

Рішення про вилучення документів із Національного архівного фонду приймаються експертними комісіями  за погодженням із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Забороняється вилучення документів із Національного архівного фонду  за мотивами конфіденційності чи таємності інформації, що міститься в них, а також із політичних чи ідеологічних міркувань.

Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення  управління архівною справою і діловодством на території міста покладена на архівний відділ Кропивницької міської ради.

Робота архівного відділу Кропивницької міської ради спрямована на виконання Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні» і «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

Основними завданнями відділу є забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, облік, зберігання та використання документів Національного архівного фонду, що накопичились за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше  на сучасній території міста, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій.

Архівні документи, що утворилися за час діяльності органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівним відділам міських рад іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальних громад.

В архівному відділі зберігається 12608 справ Національного архівного фонду  за 1988-2022 роки. Найбільш важливими фондами є: Кропивницька міська рада та її виконавчий комітет, де  зберігаються рішення сесій, засідань виконкому, розпорядження міського голови з основної діяльності, протоколи засідань постійних комісій та інші документи за 1999-2014 роки; Подільська районна у м. Кропивницькому рада та її виконавчий комітет (документи за 1992-2015 рр.); Фортечна районна у  м. Кропивницькому рада та її виконавчий комітет (документи за 1996-2015 рр.); Новенська селищна рада  та її виконавчий комітет (документи за 1995-2020 рр.), а також фонди управлінь, відділів міської ради  та ін.   

Органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архіви для тимчасового зберігання архівних документів, що накопичились за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

Зазначені установи, які входять до джерел формування НАФ архівного відділу Кропивницької міської ради зобов’язані після закінчення строків тимчасового зберігання Національного архівного фонду передати документи після науково-технічного опрацювання та затвердження описів на експертно-перевірній комісії Держархіву області на постійне зберігання до архівного відділу.

Службові особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають внесенню до нього, а також у незаконному доступі до зазначених документів та в інших порушеннях законодавства „Про Національний архівний фонд та архівні установи” несуть відповідальність згідно із  чинним законодавством. 

У зв’язку із змінами в економіці держави, ліквідацією та реорганізацією підприємств та організацій різних форм власності, дуже гостро постає питання про забезпечення збереженості документів з кадрових питань (особового складу), що відклалися в результаті їх діяльності і є підставою для забезпечення прав та законних інтересів громадян.

Основною проблемою для всіх архівних установ стало збільшення кількості документів з кадрових питань (особового складу), що обумовило збільшення кількості запитів соціально-правового характеру. Загострення цієї проблеми викликає необхідність посилення контролю за належним збереженням та  передаванням документів ліквідованих підприємств, установ та організацій.

Після прийняття рішення про ліквідацію чи реорганізацію юридичної особи, ліквідатор та ліквідаційна комісія забезпечує збереженість, використання та упорядкування архівних документів  і, за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання. 

Документи після закінчення ліквідаційної процедури обов’язково повинні передаватися правонаступникам або органам вищого рівня підпорядкованості, а у разі їх відсутності – архівному відділу Кропивницької міської ради згідно чинного законодавства. 

Станом на 01.12.2025 в архівному відділі зберігається 857 фондів ліквідованих підприємств, установ та організацій різних форм власності, що складає 44088 одиниць зберігання. На підставі цих документів, спеціалістами архівного відділу у 2025 році виготовлено 1473 архівних довідок про стаж роботи, заробітну плату,  архівних витягів та копій документів про перейменування, атестацію робочих місць та ін.

Таким чином, архівна справа відіграє надзвичайно важливу роль у збереженні історичної пам’яті громади, забезпеченні прав і законних інтересів громадян, формуванні достовірної інформаційної бази для органів влади, науковців і суспільства в цілому. Щоденна відповідальна праця архівістів — це кропітка робота зі збереження документальної спадщини, без якої неможливе усвідомлення минулого та впевнене планування майбутнього.

З нагоди Дня архівіста щиро вітаємо працівників архівної справи!

Бажаємо міцного здоров’я, професійної витримки, поваги й визнання, стабільності, миру та нових здобутків у відповідальній справі збереження історичної спадщини для прийдешніх поколінь.