З часу запровадження обліку трудової діяльності працівників у електронному вигляді на підставі поданих страхувальниками та застрахованими особами скан-копій документів, що містять відомості про страховий стаж, Пенсійним фондом України забезпечено актуальність у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі ‒ РЗО) електронних трудових книжок для 79 тис. працівників області, що становить 44 % від їх середньооблікової чисельності (за даними звітності страхувальників). Про це повідомив Володимир Іщенко, начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області.
Тож з огляду на сплив більш ніж половини строку, встановленого на оцифрування паперових трудових книжок, а також інших документів, що містять відомості про страховий стаж, з метою планомірного процесу подання їх скан-копій упродовж законодавчо визначеного граничного терміну (до червня 2026 року), рекомендуємо всім страхувальникам активізувати роботу щодо подання до Пенсійного фонду України скан-копій документів, що містять відомості про страховий стаж працівників, для подальшого їх оцифрування та включення до РЗО.
При плануванні такого процесу страхувальникам слід враховувати можливі перебої в електропостачанні, а також у стабільній роботі вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України в разі масового перенесення страхувальниками терміну подання скан-копій документів на більш пізні періоди.
Для страхувальників, які лише розпочинають таку роботу, додатково нагадуємо, що подання скан-копій документів про стаж здійснюється за допомогою функціоналу електронного кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, в підрозділі “Відомості про трудову діяльність працівника / трудова книжка” розділу “Комунікації з ПФУ” головного меню особистого кабінету.
Скановані копії виготовляються з оригіналів документів, у кольоровому форматі, мають бути якісними та придатними для сприйняття їх змісту.
Функціонал електронного кабінету страхувальника на підготовчому етапі до створення звернення “скан-копія трудової книжки” містить нагадування відповідальним особам страхувальника щодо послідовності дій та вимог для підготовки скан-копій документів, а також можливість перегляду результатів опрацювання такого звернення в екранній формі.
Страхувальники мають ознайомити найманих працівників з результатами оцифрування їх трудових книжок, оскільки некоректні записи щодо окремих періодів трудової діяльності, з урахуванням зауважень та внесених рекомендацій, можна відкоригувати на підставі підтверджуючих довідок, передбачених Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України № 637 від 12.08.1993 (із змінами).
Документи, визначені таким Порядком (виписки з наказів, довідки, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання, інші документи, які містять відомості про періоди роботи) є підставою для внесення відомостей до частини персональної електронної облікової картки застрахованої особи в РЗО, що відображає трудову діяльність застрахованої особи, в тому числі за період до 01 січня 2004 року.
Детальні роз’яснення стосовно порядку подання страхувальниками скан-копій документів, які містять відомості про трудовий стаж працівників, оприлюднено на інформаційній сторінці вебпорталу Пенсійного фонду України (pfu.gov.ua): розділ “Послуги”, підрозділ “Як скористатись послугами”, рубрика “Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам”.
Також компетентні роз’яснення стосовно порядку подання скан-копій документів, які містять відомості про трудовий стаж працівників, можна отримати від відповідальної особи Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області за телефоном: 068 534 6824.
