Із 10 червня 2021 року в Україні запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі. Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України такий облік ведеться в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі ‒ Реєстр застрахованих осіб), який на той час вже містив відомості про стаж та заробітну плату (дохід) застрахованих осіб із 1998 року, відповідно до поданої страхувальниками (роботодавцями, фізичними особами - підприємцями та самозайнятими особами) обов’язкової звітності до системи персоніфікованого обліку.

Для наповнення Реєстру застрахованих осіб відсутніми відомостями із паперових трудових книжок працівників за періоди до впровадження персоніфікованого обліку державою встановлено п’ятирічний перехідний період, який завершується 10.06.2026. Саме до цієї дати страхувальники або працівники мають право передати скан-копії трудових книжок до територіальних органів Пенсійного фонду України для їх оцифрування та доповнення Реєстру застрахованих осіб інформацією про стаж, наявною в сканованих копіях документів.

Разом з тим, у зв’язку з відсутністю законодавчого обов’язку для роботодавців та працівників щодо подання таких скан-копій для оцифрування до завершення перехідного періоду, а також наявністю суттєвих ускладнень у реалізації права на їх подання, пов’язаних із наслідками збройної агресії російської федерації проти України (періодичні знеструмлення, виїзд працівників за кордон, переміщення потужностей підприємств, бізнесу, архівів, співробітників у інше місце на тимчасовій або постійній основі, призупинення діяльності підприємств, втрата архівів, знищення матеріальних носіїв інформації тощо) значна частина трудових книжок як у регіоні, так і в Україні в цілому залишаються неоцифрованими.

Станом на 01 червня 2026 року для оцифрування подано відомості про трудову діяльність щодо 152 тис. працівників Кіровоградщини (84 % від їх середньооблікової чисельності), з них відомості щодо 100,3 тис. працівників (55,5 %) оцифровано, відомості щодо 51 тис. працівників регіону (28 %) прийняті до розгляду й перебувають на відповідних технологічних етапах їх опрацювання (статуси поданих звернень: “в роботі”, “на контроль ЕТК”).

Усім страхувальникам та застрахованим особам, чиї трудові книжки та інші документи, що містять відомості про стаж, до 10.06.2026 не оцифровано, варто врахувати наступне.

1. Відсутність оцифрованої копії трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу.

2. Уповноваженими особами територіальних органів Пенсійного фонду України роботу щодо оцифрування скан-копій трудових книжок буде продовжено й після дедлайну (після 10.06.2026).

3. Для всіх працівників та страхувальників й надалі існує безперешкодна можливість подання в будь-який час сканованих копій паперових документів як через особистий кабінет застрахованої особи або кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, так і безпосередньо до сервісних центрів територіальних органів Пенсійного фонду України ‒ для їх оцифрування.

4. Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі поданих сканованих копій документів здійснюється за принципом екстериторіальності та в порядку черговості їх надходження. Пріоритетність у їх оцифруванні встановлена програмно-технічним алгоритмом спеціалізованого програмного комплексу Пенсійного фонду України виключно для документів, що містять відомості про стаж, поданих при зверненні за призначенням / перерахунком пенсії.

5. Слід контролювати стан опрацювання поданих звернень “скан-копія трудової книжки” в особистому кабінеті застрахованої особи чи кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

6. Поточні статуси поданих звернень “скан-копія трудової книжки”, зокрема, “В роботі”, “На контроль ЕТК”, які не змінюються тривалий час, свідчать про те, що подані скан-копії прийнято до розгляду і повторно їх подавати не потрібно.

7. Повторне подання звернень “скан-копія трудової книжки” здійснюється у разі встановлення попередньому зверненню статусу “Відхилено” або “Cкасовано виконання”, після усунення відповідних помилок. Причину встановлення таких статусів, як і результат опрацювання інших аналогічних звернень, можна переглянути у розділі “Мої звернення” особистого кабінету застрахованої особи або у розділі “Відомості про трудові відносини” в кабінеті страхувальника.

8. Чинним законодавством міру відповідальності страхувальників та застрахованих осіб (працівників) за неподання або несвоєчасне подання скан-копій трудових книжок для оцифрування до завершення перехідного періоду не визначено.

Володимир Іщенко, начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області