Порядок ведення трудових книжок встановлений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України № 58 від 29.07.93р., зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17.08.1993р. за N 110.

Згідно пункту 5.1 вказаної вище Інструкції у разі втрати трудової книжки після звільнення працівник має право заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення, в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

За інформацією С. Ткаченко, провідний юрисконсульт обласного центру зайнятості, роботодавець за останнім місцем роботи зобов'язаний сприяти колишньому працівнику, який втратив трудову книжку, в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.